Um projeto é um conjunto de tarefas necessárias para realizar um certo objetivo, e a gestão de projetos nada mais é do que o planejamento e a organização destes. Mas para que esse último seja bem-sucedido, são aplicadas técnicas, habilidades e conhecimentos, tais como montagem de cronograma, monitoramento dos riscos e a organização de recursos financeiros e humanos.
Um bom gestor precisa sempre estar atento e pesquisar técnicas que o ajudem a realizar uma gestão de projetos mais eficiente. Confira abaixo as seis principais estratégias do mercado:
1 – Scrum
A metodologia Scrum foi criada para realizar projetos complexos em um tempo menor e com menos uso de recursos. Isso é possível porque esse método permite dividir o objetivo final do projeto em pequenos pacotes, tornando-o mais fácil e simples de se trabalhar.
Esses pacotes são conhecidos como sprints, que geralmente são concluídos entre duas e quatro semanas. A vantagem dessa metodologia é que ela permite uma correção de erros mais ágil.
A técnica Scrum pode ser utilizada em várias áreas, como em empresas de TI, agências de marketing e startups. Ela vem sendo amplamente utilizada, pois se adapta à realidade em que vivemos, que é muito mutável.
2 - Gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para gerenciar e controlar um cronograma das atividades de um projeto. Ela permite listar tudo o que deve ser feito para colocar a proposta em prática, dividindo-a em atividades e estimando um tempo para elas serem realizadas.
O gráfico é dividido em dois eixos: o vertical, que contém as atividades que precisam ser feitas, e o horizontal, que estima o tempo de início e de término de cada uma delas.
Com a ajuda dele, é possível definir uma ótima estratégia de qual tarefa deve ser executada primeiro, para se ter um projeto mais eficiente. Uma boa solução é usar o Excel para criar o gráfico de Gantt junto com um software. Isso permite que você responda a alterações inesperadas.
3 – PMBOK
O PMBOK é um guia do Project Management Institute (PMI) que contém um aglomerado de técnicas que apresentam cinco etapas essenciais para a execução da gestão de projetos, são elas:
- Iniciação: criação do termo de abertura e principais formalidades para começar o projeto;
- Planejamento: definição das metas e das principais estratégias para a execução do projeto;
- Execução: implementação e aplicação de todo o plano;
- Monitoramento e controle: asseguração de que tudo ocorrerá como planejado;
- Encerramento: documentação formal que represente a finalização do projeto.
Como o PMBOK é um guia, ele deve ser usado como uma referência para a gestão de projetos, ou seja, precisa ser adaptado para cada ambiente empresarial. Geralmente, ele é utilizado em projetos de longo prazo e que tenham dezenas de etapas e de profissionais envolvidos.
4 - Método do Caminho Crítico (CPM)
O método do caminho crítico tem como intuito identificar as ações necessárias para concluir um projeto e determinar as flexibilidades de agendamento. Essa metodologia busca descobrir as atividades mais importantes no cronograma do projeto, ver as dependências e calcular a duração delas de forma gráfica. Para fazer isso, o CPM usa símbolos: setas, setas pontilhadas e círculos. Cada um com um significado, o que ajuda a proposta a ser mais eficiente.
Além disso, a ferramenta pode mostrar informações muito valiosas sobre o planejamento dos projetos, especialmente aqueles mais extensos e que não podem sofrer atrasos. Por fim, o método do caminho critico ainda facilita a compreensão de quais tarefas é preciso focar mais, e isso reduz de forma significativa a chance de uma proposta parar.
5 - Diagrama de Ishikawa
O diagrama de Ishikawa ou diagrama espinha de peixe é um mecanismo estratégico que auxilia na identificação de possíveis causas para problemas. Ele é um artifício visual muito usado para a gestão e o controle de qualidade.
A utilização do diagrama de Ishikawa parte da ideia de que todo problema tem uma causa específica. Então, quando se elimina essa causa, consequentemente, você elimina o problema.
As causas dos problemas podem ser classificadas em seis tipos, conhecidos como os 6MS:
- Máquina;
- Materiais;
- Mão de obra;
- Meio ambiente;
- Medida;
- Método.
É possível utilizar a ferramenta sempre que tiver um problema nos processos de um projeto. Para isso, basta encontrar a causa ao analisar cada M.
6 - PRINCE2
O PRINCE2 ou projetos em ambiente controlado é um método que tenta promover a gestão eficiente de um projeto. Uma de suas principais características é a adaptabilidade, pois ele pode ser usado em propostas de qualquer tipo ou tamanho.
O PRINCE2 possui sete princípios:
- Justificativa contínua do negócio;
- Aprender com a experiência;
- Papéis e responsabilidades bem definidos;
- Gerenciar por estágios;
- Gerenciar por exceção;
- Foco em produtos;
- Adequar ao ambiente do projeto.
Esses sete pontos são a forma escolhida pela metodologia de ajudar que a sua implementação fosse mais fácil e prática para alcançar o sucesso do projeto. O PRINCE2 incialmente era voltado para aplicações nas áreas de TI. Mais tarde, ele foi aperfeiçoado e adaptado para se adequar às mais variadas categorias de projetos.
Após a implementação dessa estratégia, diversas organizações observaram a obtenção de um melhor controle e organização, além de uma tomada de decisões mais efetiva.
Escolha a melhor técnica de gestão de projetos
Como vimos, há muitas ferramentas disponíveis para uma gestão de projetos efetiva. É de extrema importância conhecer cada uma delas e descobrir qual é a mais indicada para o plano que a sua empresa deseja seguir.
É válido lembrar que não existem apenas esses seis exemplos. A todo momento mais alternativas são criadas. Um bom gestor precisa ficar atento às novidades e tecnologias que surgem, pois, uma das coisas mais importantes para o sucesso hoje em dia é a agilidade.