Com a popularização do home office no começo de 2020 por causa da pandemia, a migração dos eventos corporativos para o modelo on-line se tornou essencial. Essa transformação veio acompanhada por uma revolução tecnológica e trouxe uma série de benefícios.

Entretanto, antes de entrarmos no assunto principal, precisamos conhecer o funcionamento dessa área que é dinâmica e importantíssima na agenda das empresas.

Definição de evento corporativo

Antes de abordarmos o aspecto on-line, vale lembrar que evento corporativo pode ser compreendido como a atividade em que uma organização se relaciona com seu público interno, externo ou ambos, com a finalidade de divulgar, capacitar ou promover uma mensagem.

Seu propósito pode ser institucional, promocional, de treinamento, de negócios, comunitário ou de outra frente. Diversos motivos conduzem empresas a criarem eventos, o que não muda é a necessidade de um planejamento prévio e uma série de cuidados que serão abordados para que a ação atinja seu objetivo e até supere as expectativas.

A tecnologia é uma importante aliada para a boa organização de um evento on-line. E o primeiro passo é definir a plataforma a ser utilizada caso a empresa ainda não tenha uma opção padrão. Hoje, existem uma série de softwares de videoconferência com versões gratuitas ou pagas, como o Microsoft Teams, Zoom, Skype e o Google Meet.

Como planejar um evento corporativo?

A base de um bom evento — como em toda ação corporativa — é a etapa do planejamento. Normalmente, o start acontece quando a área demandante e o setor promotor realizam as primeiras reuniões onde são identificados os temas, objetivos, programação, formato, data, público-alvo, personagens envolvidos na produção e o local ou plataforma.

Junto com o objetivo, é importante avaliar sua viabilidade operacional e financeira, assim como a oportunidade que o evento pode representar, criando um documento base com toda a proposta. Nele, podem constar um checklist e os nomes responsáveis por cada área. A partir dessa análise, poderão ser discutidas as tipologias da ocasião - se será um seminário, uma oficina, uma mesa redonda, etc.

Além disso, a escolha do título deve ser observada como uma oportunidade para relacionar o tema com o público, de modo a focar no objetivo da companhia. A data deve ser avaliada em conjunto com o calendário corporativo da empresa, dos participantes e, em alguns casos, com o calendário de entidades e parceiros estratégicos de fora da organização.

Outro detalhe importante é a montagem do espaço. Deve ser avaliado o porte do evento, que pode ser simples, com cada integrante em sua casa (teletrabalho) ou na empresa, ou se deve ser montada uma estrutura física para os organizadores e palestrantes, com transmissão pela internet, inclusive para pessoas de fora.

Nos casos de montagens de espaços e da contratação de serviços, os recursos humanos e financeiros alocados terão impacto direto na organização do evento. Deverão ser previstos todos os materiais, como cadeiras, mesas, decoração, credenciamento, sem falar nos sistemas de áudio, vídeo e rede de internet. Equipes técnicas devem estar disponíveis para solucionar eventuais problemas. Essas decisões devem ser tomadas no planejamento e estar documentadas junto às planilhas de orçamento e receitas.

Tipos de eventos on-line

A tecnologia de transmissão ao vivo permite a realização de alguns formatos, como workshops, conferências e palestras, meetups e seminários. Os workshops são treinamentos de pessoas envolvidas em determinado projeto ou com interesse no assunto. Nas palestras e conferências, o palestrante apresenta o tema, que no caso de uma organização pode ser sobre resultados, metas, lançamentos e treinamentos.

No meetup, a empresa busca fomentar o relacionamento e estimular o networking entre profissionais que venham a gerar valor para o negócio. Os seminários, mais comuns nos encontros físicos, também puderam migrar parcialmente para o meio digital e têm como objetivo reunir especialistas para debater ideias sobre pautas predeterminadas.

Divulgação do evento corporativo

Após a definição do público, devem ser avaliados os meios para atingir esse target. Se for uma ocasião interna, e-mails, mensagens em grupos e a disseminação pelas lideranças já atingem as pessoas. Mas caso envolva o público externo, cada escolha pode representar uma necessidade e um custo a mais, impactando nos resultados do evento.

Abaixo, relacionamos alguns meios para a divulgação externa:

• Internet (páginas web, redes sociais, e-mail);
• Folder;
• Visitas e contatos pessoais por meio de promotores e vendedores;
• Meios de comunicação de massa;
• Releases e divulgação pela imprensa;
• Outdoors.

Vantagens do modelo on-line

Por não estar delimitado a um espaço físico, o evento on-line pode ter sua audiência potencializada, além de ser reprisado ou aproveitado pela estratégia de conteúdo, captação de leads em redes sociais ou mesmo ser utilizado em treinamentos.

Ainda, sem um espaço físico, gastos com despesas logísticas e de locação também são reduzidos ou eliminados do orçamento.

Agora que você já conhece as principais etapas de um evento on-line, lembre-se de que é importante ter uma boa conexão de internet. Após a ação, os dados sobre a audiência e o engajamento do público vão ajudar a mensurar os resultados.