Quando uma empresa passa a crescer exponencialmente, os gerentes não conseguem mais dar conta de tudo sozinhos. Nesse momento, um PMO se faz necessário. Descubra a seguir o que ele é e como pode aprimorar a estruturação e o sucesso de uma companhia. 

O que é PMO? 

PMO vem da sigla Project Management Office. Em português, chamamos de “escritório de projetos”. Mas, como ele funciona na prática? 

O PMO tem como função principal ser uma estrutura organizacional que padroniza processos de governança e também melhora a gestão de projetos. Com ele, é possível criar metodologias aplicáveis ao gerenciamento de projetos.  

Principais funções de um PMO 

O PMO não é responsável apenas por adotar uma metodologia e uma padronização dentro de um negócio, mas também pode ajudar em outras áreas, como disseminar boas práticas e fazer com que diretrizes e políticas de governança sejam seguidas.  

No entanto, seu grande foco está na definição e monitoramento da gestão de projetos. Por meio dessa função, é possível escolher e promover métodos para gerir melhor os projetos. 

Outro ponto de destaque é que os PMOs facilitam muito a vida dos diretores de uma companhia, pois simplificam a comunicação. Para saber sobre o status de algum projeto, basta entrar em contato com o escritório de projetos e pronto.  

A quantidade de pessoas que compõe esse escritório depende da própria organização. É possível que o PMO seja composto de apenas uma pessoa, enquanto outros escritórios podem ter até quatro pessoas. 

Vantagens do PMO 

Toda medida adotada em um negócio tem de trazer alguma vantagem para o mesmo, do contrário não deve ter continuidade. Isso também é válido para o PMO. As vantagens que ele pode trazer são várias, mas por aqui vamos listar apenas quatro delas: 

Economia 

Talvez a maior vantagem de integrar um escritório de projetos seja a economia e o crescimento da rentabilidade da empresa. Para se ter uma ideia, algumas companhias americanas que adotaram o PMO já puderam observar savings de US$ 175 mil por projeto. 

Isso acontece porque ele agiliza os projetos e melhora a distribuição de recursos, diminuindo o número de colaboradores necessários para o projeto. Dessa forma, esse valor que sobra pode ser investido em novas campanhas ou até financiar novos projetos. 

Alinhamento de metas 

Nem sempre uma organização segue no mesmo objetivo. Isso pode ocorrer pela falta de comunicação e metas. Já a supervisão de um PMO é muito maior. Em alguns projetos, ele atua como um guia para que todas as peças possam ir na mesma direção. 

Produtividade 

Por meio do PMO, é possível notar uma maior facilidade na tomada de decisões por parte dos gerentes, assim como menos falhas dos envolvidos nos projetos. Desse modo, a produtividade aumenta de forma exponencial, uma vez que as entregas passam a acontecer com ainda mais velocidade. 

Clientes mais satisfeitos 

Maiores economias, entregas mais rápidas e objetivos mais alinhados já explicam facilmente o porquê de os clientes ficarem mais satisfeitos. Em empresas com o PMO implementado, foi observado uma melhora de 27% na satisfação da clientela. 

Como implementar um PMO em sua organização? 

Antes de tudo, é necessário preparar o terreno para a mudança que vai acontecer, pois isso pode abalar as estruturas da empresa. A comunicação terá de ser muito clara e transparente para que tudo ocorra com decência e ordem, até que a organização mude por completo. Alguns tendem a utilizar a estratégia de realizar reuniões para demonstrar todas as vantagens que um PMO pode oferecer para o negócio. 

Para a implementação de um escritório de projetos, também é importante definir quais serão os principais objetivos dele dentro da companhia. Caso eles não estejam bem demarcados, é bem provável que a diretoria não aprove tal medida. 

Mas é importante tomar cuidado ao implementar o PMO em sua organização.  

Quais cuidados devem ser tomados? 

O primeiro cuidado é ter o apoio dos clientes internos. Afinal de contas, eles são um dos principais responsáveis por fazer girar uma empresa. O processo de implementação de PMO acontece de cima para baixo, e por isso eles são muito importantes nesse processo. 

Outro ponto de atenção é entender as necessidades dos gerentes de projetos e do negócio para o melhor alinhamento no momento de execução. E, por fim, é preciso garantir que a entrega dos serviços e produtos por parte dos colaboradores seja melhor e maior. 

Por mais que muitos negócios sejam resistentes quanto à implementação, a tendência é que as companhias com escritórios de projetos alcancem melhores resultados. Portanto, se você deseja aumentar o sucesso nos projetos da sua organização, o PMO é altamente recomendado.