Dando continuidade à parte 1 deste artigo, hoje voltaremos a falar sobre as fases do processo de gerenciamento da integração. Confira:    

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

O gerente do projeto integra todos os trabalhos de execução em um esforço coordenado para cumprir o plano de gerenciamento e produzir as entregas. Nesta etapa ocorrem as seguintes tarefas:

• Reunir os dados de desempenho do trabalho;
• Solicitar mudanças;
• Finalizar o trabalho resultante das solicitações de mudança aprovadas;
• Gerenciar as pessoas e mantê-las engajadas;
•  Garantir uma compreensão comum do projeto entre as partes interessadas.

O papel do gerente:

• Facilitar as reuniões e discussões técnicas;
• Certificar-se de que as partes interessadas cujo escopo não foi incluído no projeto não receberão aquele escopo;
• Manter a equipe e os gerentes funcionais atualizados quanto ao cronograma;
• Aumentar a eficiência ao seguir o plano de melhoria do processo;
• Informar a organização como um todo de como o projeto irá afetar o trabalho;

Monitorar e controlar o trabalho no projeto

Compara o que está acontecendo no projeto com os desempenhos planejados. Este controle é realizado desde a iniciação até o encerramento do projeto. Os resultados dos processos de monitorar e controlar o trabalho no projeto são:

• As solicitações de mudança (incluindo as ações corretivas e preventivas e reparos de defeitos);
• Relatórios de desempenho do trabalho;
•  Atualizações do plano de gerenciamento do projeto e de seus documentos.

As solicitações de mudança são avaliadas e aprovadas ou rejeitadas no processo de realizar o controle integrado de mudanças. Se uma atividade de trabalho no projeto levar mais tempo do que o estimado, ações corretivas devem ser solicitadas para compensar o atraso.

Essas ações mantêm o projeto dentro ou próximo do cronograma e permite que o gerente tenha confiança de que o espoco será finalizado de acordo com o orçamento e calendário aprovados.

Fonte: Mulcahy, 2013.

E se os desvios puderem ser previstos?

Quando se avalia as tendências em uma análise de medições, é importante ficar atento. Se elas continuarem, poderão causar um desvio. Veja saídas para evitar isso:

•  Ajustar o projeto para evitar que o mesmo problema ocorra novamente;
• Trocar um recurso que não performou como esperado;
• Providenciar o treinamento da equipe porque certa habilidade é necessária.

As ações preventivas são empreendidas para ajustar o desempenho dentro das linhas de base existentes no projeto e não para modificá-las. Todas elas devem ser revisadas e aprovadas ou rejeitas como parte do controle de mudanças.

Realizar o controle integrado de mudanças

As mudanças podem ser solicitadas a qualquer momento e durante todo o projeto, mas não significa que elas precisam acontecer. Todas as alterações passam pelo controle de mudanças – aceitas ou rejeitadas. O foco fundamental é verificar os impactos de cada uma sobre todas as restrições do projeto.

As aprovadas requerem esforços de atualização e replanejamento para garantir que a equipe do projeto esteja trabalhando com um PGP, LB de desempenho e documentos do projeto atualizados.

Sempre preciso fazer controle de mudanças?

Sim e não! Ele deverá ser realizado somente após a emissão do TAP. Isso significa que será necessário depois do início formal do projeto, na iniciação há mudanças que podem ser realizadas sem o CM.

Por que as mudanças ocorrem?

Elas são inevitáveis, mas o gerente deve evitar a causa-raiz das mudanças sempre que possível. Muitas vezes, a causa-raiz é o próprio planejamento inapropriado. Para controlá-las, o gerente deve:

• Trabalhar para obter requisito abrangentes;
• Dedicar tempo suficiente ao gerenciamento dos riscos;
• Estabelecer reservas de tempo e custos;
• Ter e seguir processo de controle de mudança;
• Ter funções e responsabilidades claras para a aprovação de mudanças;
• Considerar o cancelamento do projeto se as mudanças forem excessivas.

Controle integrado de mudanças: O processo!

Fonte: Mulcahy, 2013.

Encerramento

Um gerente de projetos deve obter a aceitação formal do projeto e de suas entregas, emitir um relatório final demonstrando o êxito do mesmo, emitir as lições aprendidas e indexar e arquivar todos os registros.

Só devo encerrar projetos concluídos?

Não. O projeto pode ter sido cancelado, interrompido ou concluído e, em todos os casos, deve ser encerrado.

Referências:

Guia PMBOK - Guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Sexta edição. Project Management Institute, Inc. 2017.

Mulcahy, R. et al. Preparatório para o Exame de PMP. RMC Publications. Ed. 8ª. 2013.